嘉讯网络科技
页脚合同管理制度及流程
<第一版>生活网
二〇一四年一月二十四日
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目录
第一节
目
的.............................................1第二节
适用围
............................................1第三节
合同管理部门及职责...............................1第四节
合同时间流程具体规定............................2第五节
合同具体要求....................................3第六节
合同的变更、解除合同（产品的下线）
.................5第七节
无效合同
..........................................6页脚
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第一节
目
的第一条
为规公司合同管理、防与控制合同信息正确性，将有效团购信息全面的展示给消费者，明确自己的岗位职责，特制定本规。
第二节
适用围
第二条
本规适用于嘉讯网络科技对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等；包括团购合同、口碑合同、广告合同、建站合同等。
第三节
合同管理部门及职责
第三条
总经理负责法定代表人授权委托书的签署，资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同；以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理等合同的审批。市场部经理负责团购合同、口碑合同、广告合同、建站合同等经济合同的审批，出现特殊情况合同可向总经理请示；编辑部负责合同信息的编辑审核上线；
行政部负责合同发放、盖章、归档、备案和管理，监督检查合同履行执行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出修改意见。
第四条
相关部门的主要职责：
（一）
业务员负责合同洽谈协商起草签订工作。
（二）业务员签订好正式合同后和商家约定拍照时间，应告知商家拍照基本容，友好提醒商家安排好拍照所准备的物品。
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（三）市场部经理负责合同的答疑、审核工作。
（四）编辑部负责合同信息的编辑（拍照、图片处理、文字编辑）审核上线工作；
（五）编辑部在产品上线前一天为市场部提供产品菜单、商家账号和兑换密码；
（六）业务员在产品上线前一天负责将菜单、账号、密码提供给商家，并教会兑换流程；
（七）财务部门负责按期给商家打款工作，及时报送合同打款情况报表及有关资料提供给市场部；
（八）行政部负责合同的归档管理工作。
第四节
合同时间流程具体规定
第五条
合同正式签订交至行政部起为合同开始流通时间，合同流通时间为2天。编辑部自接到合同起在流通时间围合理安排工作流程（拍照时间、图片处理、上线审核）按时将产品上线，不得随意延期。
第六条
如出现产品需及时上线的特殊情况（即加急上线合同），需业务员向部门经理请示，部门经理审批，市场部必须提前一小时以书面形式告知行政部，行政审核，编辑部接到行政部加急书面通知，编辑部领导安排加急工作。每月除特殊加急合同（例如：3D画展，活动期限特殊的团购）外，市场部每月不得多于3个加急合同。
第七条
财务部在规定时间给商家打款，无特殊情况不得随意延迟打款日期。
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第八条
关于团购合同拍照问题，业务员在与商家协商后，告知商家应基本准备的东西。
第五节
合同具体要求
第九条
合同的主体
（一）订立合同的主体必须是公司及签订专属人员，其他部门不得擅自更改合同。
（二）签订合同的容（从市场部出来的合同必须符合以下要求）：
（1）明确商家的名称、法人代表、地址、合同抬头、落款、公章、乘车路线、营业时间、固定、QQ、套餐名称。要求字迹清晰，语句通顺，书面书写规，杜绝乱写乱画、随意勾勒、字迹潦草禁止错别字出现。
（2）合同应约定详细的服务容及要求，避免出现歧义语句，导致出现消费纠纷，给公司带来损失
（3）合同应写明所有套餐中出现的产品的名称及价格、数量、种类、合计金额。
（4）汇款方式应在合同中明确，写清付款方式如转账、现金等应予以明确；明确户主、账号、开户行（异地账号应提供详细开户行信息）、支付期限。
（5）条款：对其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定承诺与违反承诺时的违约责任。
第十条
合同应按下列程序办理签订、审批手续：
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（一）草拟会签：市场部业务员根据洽谈合约将有效信息全面的书写到合同容当中，仔细检查措词，避免出现歧义语句，导致日后发生经济纠纷。（合同书写规严格按照本规程第九条书写）
（二）审查修改：就合同文本的合法性、有效性，市场部副经理会同部门相关人员提出审查意见进行修改，部门副经理与业务员对合同容有异议的，由市场部经理进行协调定稿。
（三）最后签订：经会签的合同文本定稿后，由市场部领导或法定代表人签批后，由行政部加盖合同专用章。
第十一条
合同书写、审查、编辑、存档过程中相关部门的注意事项及责任：
（一）市场部对合同的业务条约、提示条款、菜单详情进行审查，并对之负责；
若相关部门发现缺少条款、错字、实际价格总和与合同中原价不相符考核市场部相关领导一个错字﹙
﹚元/次，缺少一条条款﹙
﹚元/次，日期不对一次﹙
﹚元/次，填写不规﹙
﹚元/次。
（二）编辑部未按时给市场部提供（编辑部在产品上线前一天为市场部提供产品菜单、商家账号和兑换密码）产品菜单、商家账号和兑换密码，考核编辑部负责人﹙
﹚元/次；
（三）技术部未及时解决编辑部提出的技术顾问，由总经理进行考核。
（四）除合同原件书写本身出现问题以外，编辑部在编辑过程中人为出现问题，考核编辑部负责人﹙
﹚元/次。
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（五）财务部门必须按时给商家打款，以维护公司的诚信形象；按时给市场部提供打款明细，若不能按时打款，考核责任人﹙
﹚元/次；
（六）业务员为及时给商家提供账号和兑换密码，出现经济纠纷，考核市场部负责人﹙
﹚元/次；
（七）任何部门任何人员不得无故拖延产品上线时间，若产品不能如期上线，相关部门领导负主要责任。
第六节
合同的变更、解除合同（产品的下线）
第十二条
在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经市场部领导同意，重新达成书面协议，新协议未达成前，编辑部视原合同仍然有效。直到编辑部接到《合同变更通知书》后，应当在
规定的期限更改正在编辑的合同信息或上线后产品信息。
第十三条
合同变更后在改动地方需加盖公司合同公章。
第十四条
合同不能随意添加更改，存在下列情形之一的，方可更改合同：
（一）因产品在实际销售过程中遇到未考虑到的问题致使合同需要更改的；（商家主动提出条约，需及时添加的条款）
第九节
合同的履行
第十五条
公司相关部门应当按照合同流程全面履行自己的义务，并随时督促下一部门及时履行其义务。
第十六条
在合同流通过程中，行政部对本公司的履行情况应及时做好督查。
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（一）
每个人员做好自己的分工作，认真仔细有高度的责任心。
（二）在工作中出现问题，员工先应及时将问题反馈给部门领导，先完成手头工作，在不影响工作的前提（按时完成工作）下，与部门领导进行沟通反映问题，提出方案，由部门领导和相关部门进行沟通解决，不能存有抱怨、消极的思想。
第七节
无效合同
第十七条
有下列情形之一的，合同无效：
（一）一方以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益；
（二）恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益；
（三）以合法形式掩盖非法目的；
（四）损害社会公共利益；
（五）违反法律、行政法规的强制性规定。
第十二节
合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
第十八条
合同双方（商家与公司）在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事
的原则，平等协商解决。
第十九条
合同双方（商家与公司）在一定期限（一般为一个月）无法就纠纷的处理达成一致处理意见或对方当事人无意协商解决的，经办人员应
及时书面报告部门经理，并拟定处理意见，报总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告总经理及法律顾问，会商处理。
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第二十条
公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报总经理。
第二十一条
合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
（一）因工作过失致使公司被诈骗；
（二）公司履行合同未经对方当事人确认；
（三）遗失重要证据；
（四）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；
（五）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未
及时报案和报告；
（六）其他违反公司相关制度的。公司职员在签订、履行合同过
程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
第二十二
附则
（团购合同流程）
第二十三条
本制度由公司行政解释。
第二十四条
本制度自二〇一四年一月二十六日开始执行。
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团购流程图
业务员洽
谈合同
制定
合同初稿
市场部经理
审核
NoYes
正式合同
扫描合同
信息
No编辑部
Yes审核合同
编辑部
制定菜单
上线后
核实
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财务打款
合同管理制度
1目的为加强经济合同管理，削减失误，提高经济效益，依据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际状况，制订本制度。
2范围
本标准规定了公司经济合同的订制、批准权限、履行、变更解除及纠纷处理相关内容。
本标准适用于公司各部门对外签订的各类经济合同一律适用本制度，经济合同包括买卖（销售和选购）合同、租赁合同、承揽（加工、定作、建、工程）合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同等与企业经营业务有关的一切合同。
3规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其1随后全部的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，激励依据本标准达成协议的各方探讨是否可运用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本均适用于本标准。
《合同法》
4职责
4.1各职能部门经办本部门职责范畴内的合同签约作业。
4.2监察审计部负责合同评审。
4.3公司法律顾问负责对合同条款进行审查。
4.3董事会、总经理或由总经理授权托付人负责合同审批。
4.4各职能部门负责本部门合同执行管理。经济合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好经济合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有主动的意义。各级领导及有关人员，都必需严格遵守、切实执行本制度。各相关部门必需相互协作，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的经济合同管理工作。
5合同管理
5.1经济合同的签订
5.1.1签订经济合同，必需遵守国家的法律、政策及有关规定。
5.1.2对外签订经济合同，除法定代表人或总经理外，其余必需是经总经理授权者，被授权者必需对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。
签约人在签订经济合同之前，必需仔细了解对方当事人的状况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权及经营范围、有否履约实力及其资信状况，对方签约人是否法定代表人或法人托付人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际
实力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。
5.1.4签订经济合同，必需贯彻“同等互利、协商一样、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。
签订经济合同，如涉及公司其他部门的，应事先在内部进行协商，统一平衡，然后签约。
5.1.6经济合同除即时结清外，一律采纳书面格式，并必需采纳统一的经济合同文本，其余有关修改合同的文书、图表、传真、电子邮件等均视为合同的组成部分。
5.1.7合同双方当事人权利、义务的规定必需明确、详细、文字表达要清晰、精确。合同内容应留意的主要问题是：
a.部首部分，留意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。
b.正文部分，留意：产品名称应详细写明生产厂家、型号、规格、等级、花色等；技术质量要求明确、详细；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理磅差及自然损耗率等；包装、运输方式及运费负责应详细明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价金确定按公司有关规定确定；违约责任中的违约金应详细写明。
c.结尾部分，留意：双方都必需运用合格的印章------公章或合同专用章，不得运用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。
5.1.8签订经济合同，除合同履行地（包括交货地点、履行地点）在我司所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区人民法院管辖。
签订购货合同应以现货为主；付款尽可能采纳托收承兑，如需预付货款或定金按十五条规定办理。签订供货合同应以现款为主，不准赊销；确需赊销或代销的，按十五条规定办理。
任何人对外签订合同，都必需以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋
取私利，违者依法严惩。
5.2经济合同的审查批准
经济合同的正式签订前，必需按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。
经济合同审批权限如下：
5.2.2.1各部门对外签订的经济合同，除按规定须上报董事会审查批准者外，其余由总经理或其授权人审批。
5.2.2.2下列合同由董事长审批：
a.固定资产投资1万以上；
b.各类联营、合资、合作、投资合同。
5.2.2.3合同标的超过公司资产1/3以上，投资额度100万以上的合同由董事会审批。
5.2.2.4法律顾问负责对下列合同进行审查：董事长、总经理托付审查的合同；内容困难、较难驾驭，各企业要求供应法律帮助的合同。法律顾问主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出看法供决策部门参考。
经济合同审查的要点是：
a.合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利实力和行为实力；合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定；当事人的意思表达是否真实、一样，权利、义务是否同等；订约程序是否符合法律规定。
b.合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否详
细、明确；文字表述是否准确无误。
c.合同的可行性。包括：当事人双方特殊是对方是否具备履行合同的实力、条件；预料取得的经济效益和可能担当的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
依据法律规定或实际须要，经济合同还应当或可以请公证处公证。
经济合同的审批程序如下：
a.签约人在授权范围内将草拟合同，同时填写《合同评审表》后，一并交由部门经理审核，部门经理核对后交主管副总审核，由主管副总审核后交监察审计部审查，再由董事长或总经理审批，则合同成立。
b.依据公司实际状况，合同较多较常见的签约单位可按客户、供应商信用C、B、A分级程度进行按季、半年度、一年度评审复核，详见《客户信用度评审表》。
c.合同经审核同意后即由签约人签字并加盖公司印章，并将合同正本一份送监察审计部，一份送财务部备案。
5.2.6各合同评审部门、人员均应按《合同评审单》相关栏目要求仔细审核有关内容并签署审核看法。
5.3经济合同的履行
经济合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必需本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。
合同履行完毕的标准，应按合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
各签约人及各级领导应随时了解、驾驭经济合同的履行状况，发觉问题刚好处理汇报。否则，造成经济合同不能履行或不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
5.3.4每一合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成，各有关人员应刚好将上述有关资料整理清晰，交档案管理人员存档。
5.4经济合同的变更、解除
在经济合同履行过程中遇到困难的，各级人员首先应尽一切努力克服困难的，尽力保障合同的履行。照实际履行或适当履行确有不行克服的困难而须要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益动身，从严限制。
变更、解除经济合同，必需符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关手续。
变更、解除合同的手续，应按本制度（5.2）规定的审批权限和程序执行。经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必需报公证机关重新公证。
变更、解除经济合同，一律必需采纳书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律不得作为变更、解除合同的依据。
变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊状况经双方一样同意的例外。
因变更、解除合同而使当事人的利益遭遇损失的，除法律允许免负责任的以外，均应担当相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发觉，从严惩处。
5.5经济合同纠份的处理
合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥当处理。
合同纠纷由签约部门负责处理。涉及公司几个部门的，可以协商或由公司确定一个部门为主负责。签约人对纠纷的处理必需详细负责到究竟。
处理合同纠纷的原则是：
a.坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
b.以双方协商解决为基本方法。纠纷发生后，应刚好与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵扰对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
c.因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵扰；因我方责任引起的纠纷，应敬重对方的合法权益，主动担当责任，并尽量实行补救措施，削减我
方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清责任，合情合理解决。
各部门在处理纠纷时，应加强联系，刚好通气，主动主动地做好应做的工作，不相互推诿、指责、埋怨，统一看法，统一行动，一样对外。
法律顾问处理合同纠纷的范围是：
a.董事长交办的；
b.经各部门（公司）处理解决不了的；
c.其他需由法律顾问处理的。
提请处理合同纠纷的程序是：
a.承办人仍填写“合同审核单”，并注明系纠纷合同按本《制度》第十八条的规定程序报批。
b.法律顾问对合同纠纷，在必要时可提前介入。对无法协商解决或无必要协商解决的合同纠纷，经集团领导同意，可提交有关部门依法处理。
合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必需考虑有申请仲裁或起诉的足够时间。
凡由法律顾问处理的经济合同纠纷，相关人员（部门）必需主动供应下列证据材料的复印件：
a.经济合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；
b.送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；
c.货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；
d.产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；
e.有关违约的证据材料；
f.其他与处理纠纷有关的材料。
对于经济合同纠纷经双方协商达成一样看法的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。
各部门（公司）对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，有关部门出具的法律文书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人
负责该文书执行的状况或履行。对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应刚好向主管领导和法律顾问汇报。
对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁确定书或判决书的，由法律顾问协作各单位向人民法院申请执行。
在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门（人员）应仔细调查对方的财产状况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应经相关领导审批，同时制作协议书并按协议书规定办理。
合同纠纷处理或执行完毕的，应刚好通知有关部门，并将有关资料汇总、归档，以备查考。
5.6经济合同的管理
本公司对经济合同实行二级管理、专业归口制度，法人托付书制度，合同专用章制度及基础管理制度。
本公司经济合同的二级管理详细是：
5.6.2.1公司由总经理总负责，分管副总经理详细负责，a.公司主管内贸的副总经理负责审核内贸合同。
b.公司主管市场副总经理负责审核外销合同。
c.公司主管生产副总经理负责审核面辅料选购
5.6.2.2归口管理部门为监察审计部。主要职责是：
a.负责管理公司的各类合同；
b.负责检查各类合同的合法性，实行法律监督；对公司审批或签订的合同负责把关，对下属企业审批的合同负责抽查，供应法律帮助；
c.负责考评合同管理工作，总结沟通阅历教训，提高合同管理水平；
d.协作办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项；
e.协作处理合同纠纷；
f.协作新签约合同订立前期查询、确认工作。
5.6.2.3各部门合同管理的主要职责是：
a.负责管理本部门签订的合同；
b.负责审查本部门签订合同的合法性、完整性和可行性；对须报请集团公司或签证机关审批、见证、签证或公证的合同，办理申报手续，提出初步看法；
c.负责处理本部门合同纠纷；对各类经济合同资料的汇总、分类、归档、保管及合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作。
总经理授权签约人
5.6.3.1主要职责是：
a.在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；
b.对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；
c.对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人看法并对本人看法负责；
d.对所签合同的全面履行详细负责，履行中发觉问题应马上上报、并主动想方法解决，对发生的合同纠纷负责处理好或帮助有关部门处理好；
e.负责保管好本人所签合同的一切资料；合同履行完毕后应马上将资料上交归档。
合同。
d.公司主管职能部门的副总经理负责审核修理、固定资产合同。
5.6.3.2应具备的条件：
a.政治思想好。能自觉遵守国家的法律政策，遵守公司各项规章制度；能拒腐蚀，不贪污贿，不假公济私、损公肥私。
b.业务工作好。熟识本职工作，能够良好地完成本人的业务工作，并以公司利益为重，择优签约，严格履约，节约资金，增加收益，取得肯定成果，无遗留问题。
c.法律意识强。对《合同法》等经济法规仔细学习，初步驾驭并能运用有关法规。
总经理授权签约人应于每年终重新审核一次。审核的主要内容是：总经理授权签约人在本年度的工作、学习及思想状况，取得什么成果，发生什么问题，有无违纪行为等。审核后，总经理可依据状况分别作出：维持授权范围、变更授权范围、撤销授权等确定。
法人托付证书应妥当保管，防止遗失。不准将法人托付证书转借他人或用作其他证明，否则，除吊销其法人托付证书外，还要追究相应的责任。
5.7签订合同专用章制度。
5.7.1公司对外签订合同所加盖的印章，除公司的公章外，一律运用合同专用章，其他印章一律不准代替运用。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员担当，还可以予以惩罚。
合同专用章由公司统一刻制、编号和颁发；严禁任何人私自刻制、运用。
合同专用章应严格按授权的范围运用，不准混用、代用或借用。
合同专用章由指定部门保管，若有遗失，除马上登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。
5.8公司各部门都必需仔细做好经济合同管理和基础工作。
5.8.1建立合同档案。每一份合同都必需有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、《合同评审表》、合同分批履行的状况记录、变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应存档。
5.8.2建立合同管理台帐。各公司应依据合同的不同种类，建立经济合同的分类台帐和总台帐。每个公司必需设一个总台帐。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行状况及备注等。台帐应逐日填写，做到精确、刚好、完整。
5.8.3填写“经济合同状况月报表”。应在每月5日之前将上月月报表填好后报送总经理，同时抄报安排财务部和监察审计部。
6记录
《合同评审表》
7附录
7.1本合同管理方法适用于集团及各子公司，先在集团公司及*****有限公司试行。
7.2本方法自发布之日起实施。
7.3合同签订流转程序
授权签约人草拟合同
董
事
长
同意
总
经
理
财
务
部
不同意
授权签约人
盖章部门
监察审计部
同意
部门经理
主管副总
监察审计部
看法反馈
法律顾问
不同意
履行合同部门
合同管理内部控制制度与流程图（含关键管控点）
合同管理内部控制制度与
流程图
1、合同授权审批制度
2、合同会审制度
3、合同违约及纠纷处理制度
1、合同签订流程图
3、合同管理风险与关键环节控制
1、合同管理风险
本单位在日常经营活动中，难免会与外部单位、组织等发生业务往来，为保证双
方的权益，应在平等互利的基础上，依法签订合同，约定双方的权利、义务等。在合同的设立、履行、变更、终止的过程中，本单位
应加强管理，做好内部控制工作，并关注：
（1）合同行为违反国家法律、法规，可能遭受外部处罚，导致经济损失和信誉损失；
（2）合同未经适当审核或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；
（3）合同内容不完整、权利义务不明确或未签订合同，可能导致本单位资产或股东权益遭受损失；
（4）合同条款未恰当履行或监控不当，可能导致违约损失；
（5）合同信息安全措施不当，可能导致商业秘密泄露；
（6）合同纠纷处理不当，可能导致本单位权益受损。
2、合同关键环节控制
本单位在实施合同管理内部控制过程中，至少应加强关键环节的控制，以规避上述风险，避免给本单位造成损失。
（二）合同授权审批
1、原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用本单位制定的格式合同或部门合同文本；
2、法律顾问草拟的格式合同应经合规部经理、总经理审核批准后形成正式书面，变更程序亦同，各部门草拟的合同文本应经法律顾问审查、合规部审核、总经理审批，然后形成正式书面，变更程序亦同；
3、业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后正式订立合同，变更程序亦同；
4、业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、合规部经理审核、总经理审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。（三）合同会审控制
1、合同拟定
法律顾问会同各部门起草本单位格式合同、各部门拟定本部门合同文本以及业务经办人与合同对方拟定合同的，分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递。合同拟定者须按本单位规定在“合同会审单”上填写合同会审部门及人员名称。合同拟定者负责合同连同“合同会审单”在整个会审过程的传递，直
到合同盖上合同专用章后结束。
2、合同会审主体及内容
合规部主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核；财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查；合规部和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。
3、合同会审要点
①合法性：包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。
②经济性：主要指合同内容是否符合本单位的经济利益。
③可行性：包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。
④严密性：包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确。
4、参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作；
5、会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟通；
会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误；
6、各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过2个工作日；
7、根据法律规定及本单位需要，会审通过后的合同文本应及时报经国家有关主管部门审查或备案。会审通过的合同报总经理审批后，应统一进行分类连续编号，并由合同档案管理人员专人保管。
（四）合同专用章管理
1、合同专用章由本单位办公室统一印制，并指定专人保管；
2、本单位因业务发展需要对外签订合同由本单位总经理或其授权
的人（职务代理人）签章，同时加盖合同专用章；
3、合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经合规部核准，不得在其它文件上使用；
4、业务经办人代表本单位与合同对方签订合同的，需填写“合同专用章用印审批单”，经合同授权签字人审查同意后方可用印；
5、印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情况进行登记，不应为以下合同提供合同专用章：未经编号的合同；缺少审核及报签文件的合同；属于代签但缺少授权委托书的合同；
6、原则上合同专用章不得携带外出使用，确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，应经总经理批准，并到印章管理员处办理借用手续；
7、合同用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章；
8、未经领导批准，不得将合同专用章交给他人保管，印章管理人员因故临时请假，应经总经理批准后指定临时保管人员，并做好交接记录；
9、合同专用章存放在配锁的办公抽屉里，节假日放在安全处，重新使用时应先验锁；
10、合同专用章内容需要变更时，应停止使用并交办公室予以封存或销毁；
11、合同专用章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告领导予以处理，同时，登报挂失作废。
（五）合同违约及纠纷处理
1、合同签订后进入执行阶段，业务经办人员应随时跟踪合同的履行情况，发现合同对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的，或本单位自身可能无法履行或延迟履行合同的，应及时报告领导处理；
2、针对合同对方违约的情形，可采取以下措施处理：
①要求合同对方继续履行合同：继续履行合同是违约对方必须承担的法律义务，也是本本单位享有的法定权利，不论违约对方是否情愿，只要存在继续履行的可能性，本本单位就有权要求违约对方继续履行原合同约定的义务；
②要求合同对方支付违约金：合同对方违约的，本本单位可按照合同约定要求违约对方支付违约金；
③要求定金担保：合同对方违约，本本单位可按照合同约定及《中华人民共和国担保法》向对方收取定金作为债权的担保，违约对方履行债务后，可将定金抵作价款或者收回，违约对方不履行约定债务的，无权要求返还定金；
④要求赔偿损失：合同对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给本本单位造成损失的，本本单位有权提出索赔，具体赔偿金额可由业务经办部门会同法律顾问与合同对方协商确定。
3、本单位自身违约的，业务经办部门或人员应与合同对方协商解决办法，将解决办法以书面形式上报总经理，经批准后承担相应责任、履行有关义务；
4、合同履行过程中发生纠纷的，业务经办人员应在规定时效内与合同对方协商谈判，并及时报告主管领导；
5、经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效；
6、合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
企业合同管理制度及流程
第一节
目
的第一条
为规公司合同管理、防与控制合同风险、有效维护公司的合法权益，特制定本规。
第二节
适用围
第二条
本规适用于集团所属公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等；包括买卖合同、供用电、水、气、热力合同、赠与合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、担保合同、劳动合同、聘用合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同和居间合同等。
第三节
合同管理部门及职责
第三条
董事长负责法定代表人授权委托书的签署，资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同；以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理等合同的审批。各公司总经理负责本公司劳
动合同、干部聘用合同以及销售、采购等经济合同的审批。
第四条
集团办公室和各公司行政办公室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：
（一）集团办公室负责各司合同文本的审查、归档和备案。
（二）各公司行政办公室负责对合同专用章、合同文本、法人授权委托书等合同文本的发放和管理。
（三）参与各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查，并向法定代表人提交审查意见；
（四）监督检查合同履行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出意见；
（五）协助处理合同纠纷，参与争议仲裁、法律诉讼。
（六）负责的监督执行。
第五条
合同具体承办部门的主要职责：
（一）负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；
（二）具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草；
（三）严格按照规定的程序完成合同的审批手续；
（四）负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须报集团办公室审核同意；
（五）负责向集团办公室报送合同统计报表及有关资料；
（六）负责所承办合同的归档。
第四节
合同的授权委托
第六条
签订合同实行授权委托制度。合同由法定代表人或主要负责人签订，也可以由企业法定代表人或总经理书面授权的公司有关人员代理签订。
第七条
代理企业法定代表人签订合同的，签约人应持企业法定代表人签发并加盖企业公章的《法定代表人授权委托书》(见附件一)，并在授权围签订合同。《法定代表人授权委托书》采取一事(合同)一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。
第八条
集团办公室负责管理合同授权委托书，根据董事长的决定，办理出具授权委托书事宜。
第九条
代理人必须忠实履行职责，维护本公司的合法权益，对本公司负责，对法定代表人或者总经理负责。
第十条
代理人实施损害本公司合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，各公司有权随时终止委托代理关系。终止委托代理关系的，由董事长做出决定，办公室负责收回授权委托书。
第五节
合同的日常管理
第十一条
本集团实行二级合同管理，集团办公室全面负责重要合同的管理；各公司行政办公室负责本公司的合同管理。
（一）集团办公室负责资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同，以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理合同的审查、备案和归档工作。
（二）集团办公室负责合同标的额在二十万元以上（含二十万元）
的合同审查、备案和归档工作，各分公司签署合同标的额二十万元以上（含二十万元）的合同必须先经集团办公室审查，公司总经理批准后方可签订，并报集团办公室进行归档备案。
（三）各分公司行政办公司负责合同标的二十万元以下合同的审查和归档备案，各公司负责人批准后方可签订。在合同签署后，以扫描文件并加密的格式发电子于集团办公室***进行电子文件合同备案。
第十二条
公司的合同专用章专人管理，公司办公室负责保管。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由公司总经理批准。
合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗
失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
第十三条
已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管好；重要资料应将原件交集团办公室随合同保管。
第十四条
合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料
及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司办公室应在情况发生后一周书面告知各有关
单位。
第六节
合同具体要求
第十五条
合同的主体
（一）订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。
（二）订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
（三）公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合
同，应经公司总经理同意。
第十六条
合同的形式
（一）订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。
（二）“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。
第十七条
合同的容
（一）当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
（二）合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级、技术标准和品质描述等
容；服务合同应约定详细的服务容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
（三）数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。
（四）质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方
式及样品存放地点。
（五）价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣
形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日支付。
（六）履行期限、地点和方式
：履行期限应具体明确定，无
法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司
仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。
（七）合同的担保：合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
（八）合同的解释：合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
（九）条款：对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定承诺与违反承诺时的违约责任。
（十）合同联系制度：履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
（十一）违约责任：根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。
（十二）解决争议的方式：解决争议的方式可选择仲裁或诉讼，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。
（十三）合同管辖权的约定：在合同中应将合同管辖权约定明确，本公司所署合同一般情况下将法院诉讼管辖约定于市人民法
院进行管辖，国家法定管辖的情形除外。
第七节
合同的签订程序
第十八条
合同承办部门在签订合同前，应预先审查对方以下情况：
(一)对方当事人主体资格审查。包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营围、注册资金以及依法应当办理的行政许可证。
(二)对方当事人资信情况及履约能力审查。包括：资产负债、技术设备、产品质量、商业信誉等。
(三)对方合同承办人员资格审查。包括签约代理人的明、授权委托证明。
（四）合同签订时要求对方公司提供营业执照复印件（需在复印
件加盖公司红章）、法定代表人复印件、银行账号；有代理人的需提供代理人身份复印件和授权委托书。
第十九条
合同应按下列程序办理签订、审批手续：
（一）草拟会签：合同承办单位应就商谈约定的容草拟合同文本，填写“合同审查会签表”，送相关部门会签，各相关部门应在当日完成会签，并将会签意见及合同文本交承办公司办公室。
（二）审查修改：承办公司办公室于2日就合同文本的合法性，有效性提出审查意见，会同相关部门意见一并交承办部门进行修改，相关部门与承办部门对合同容有异议的，由承办公司办公室进行协
调定稿。
（三）最后签订：经会签的合同文本定稿后，由合同承办部门送主管领导或法定代表人签批后，由承办公司办公室加盖合同专用章。
第二十条
合同承办、审查会签部门的审查事项及责任：
（一）合同承办部门应对合同的业务、技术条款进行审查，并对之负责；
（二）财务部门对合同项目是否与国家、上级主管部门、本单位的计划抵触以及合同支付条款进行审查，并对之负责；
（三）技术研发部门应对合同项目是否符合政策法规、规章制度、生产技术标准、安全保护标准进行审查，并对之负责。
（四）承办公司办公室对合同的合法性，主要条款是否完备，文
字用语是否准确、规进行审查，并对之负责。
第二十一条
法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由承办公司办公室依法及时办理。
第二十二条
合同正式签订后，应当随合同审查会审表交存承办公司办公室备案；同时送公司财务部门入卷，方便执行。
第八节
合同的变更、解除
第二十三条
在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合
同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限作出书面答复。
第二十四条
存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同：
（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；
（二）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限仍未履行；
（四）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；
（五）法律规定的其他情形。
第二十五条
变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；
第二十六条
变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。
第九节
合同的履行
第二十七条
公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。
第二十八条
在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做
好记录并经对方确认。
（一）履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。
（二）履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。
第二十九条
在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据
证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报集团办公室处理，并报总经理及法律顾问。
（一）经营状况严重恶化；
（二）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；
（三）丧失商业信誉；
（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；
第三十条
在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；
第三十一条
在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。
第十节
合同公证
第三十二条
在签订下列合同时按双方约定，总经理批示进行合同公证：
（一）房产类：办理房产买卖、转让、赠与、交换、拍卖、租赁；办理合作建房、土地使用权有偿出让转止、房屋拆迁补偿协议和保全证据；办理房产代销、包销协议以及其他有关房地产事项。
（二）经济类：办理产权、股权转让、企业承包租赁经营、联营、中外合资、合作、建设工程承包、加工承揽、购销、科技协作等各种经济合同；办理股东大会、董事会会议、招标、投标、办理资信证明、专利、商标权证明、提存、境外投资委托协议等。
（三）金融类：借（贷）款合同、融资租赁合同；商品房产、土地使用权、楼花、机器设备、股权，股票及其它有价证券、权益等的抵押、质押合同；保证合同；与上述合同相关的委托书、声明书、担保书、承诺书等。
第十一节
无效合同
第三十三条
有下列情形之一的，合同无效：
（一）一方以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益；
（二）恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益；
（三）以合法形式掩盖非法目的；
（四）损害社会公共利益；
（五）违反法律、行政法规的强制性规定。
第十二节
合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
第三十四条
合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事的原则，平等协商解决。
第三十五条
合同双方在一定期限（一般为一个月）无法就纠纷的处理达成一致处理意见或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和集团办公室，并拟定处理意见，报总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告集团办公室、总经理及
法律顾问，会商处理。
第三十六条
公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报集团办公室。
第十三节
考核与奖惩
第三十七条
公司全体职员应当严格遵守，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司行政办公室负责执行情况的监督考核。
第三十八条
对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。
第三十九条
合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
（一）未经授权批准或超越职权签订合同；
（二）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
（三）应当签订书面合同而未签订书面合同。
第四十条
合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
（一）因工作过失致使公司被诈骗；
（二）公司履行合同未经对方当事人确认；
（三）遗失重要证据；
（四）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；（五）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；
（六）其他违反公司相关制度的。公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
第十四节
附则
第四十一条
本规解释由集团办公室负责。
第四十二条
本规自二OO八年十二月一日开始执行。
附件一：
法定代表人授权书
致：
兹委托
先生/女士作为本公司的合法代理人，以本公司名义进行
合同的协商和签订。
委托期间：本授权书自
年
月
日至
年
月
日有效。
委托人名称（公章）：
受托人（签章）：
法定代表人（签章）：
住所：
委托人注册地/营业地：
：
邮政编码：
邮政编码：
：
：
传真：
传真：
附件二：
***集团合同审查会签表
合同名称
合同主体
我方：
对方：
合同编号
合同金额
承办部门
承办人及：
对方签约人是否经过是
否
委托代理人：
授权（承办人打勾）
承
办
部
签名：
门
年
月
日
部
门
意
见
技
术
研
签名：
发
年
月
日
行
政
办
公
签名：
室
年
月
日
年
月
日
年
月
日
分管
领导
意见
总
经
理
签
批
董
事
长
签
批
年
月
日
附件三：
***集团合同管理流程图
合同起草
合同审查
是否通过审查
Ｙ
合同审批
是否通过审批
Ｙ
合同编号
是否办理授权
Ｎ
合同承办部门商同行政办公室办理
合同签署
合同盖章
合同履行
合同归档
NNＹ
附件
四：
***集团合同履行情况汇总表
填报部门：
填报时间：
序
合同编号
号
合同名称
合同金额
约定的履行期间
公司是否履行
履行
履行
履行
完毕
时间
方式
数量
公司履行合同情况
他方履行合同情况
履行
时间
履行
方式
履行
数量
他方是否履行完毕
备注
合同管理流程图
主导部门
层级
总经理
A经营部
1经营主管副总
B流程名称
流程概要
经营部
C
拟定合同
草稿
合同管理流程
合同管理
项目经理
D
参与拟定
合同草稿
办公室
E1初审合同草稿
与客户沟通洽商合同
参与与客户
沟通洽商
确定合同内容
5审查签字盖章
送客户签字盖章
合同存档
合同履约
总结
合同流程管理标准
主导部门：经营部
流程名称：合同管理流程
节点编号
C1节点名称
拟定合同草稿
管理标准
1．项目中标，经营业务人员会同合同专管员、与客户沟通争取合同第一稿；
2．经营业务人员会同合同专管员牵头起草合同首稿应充分结合招标文件、投标文件。
参与拟定合同草D1稿
1．项目经理必须参与合同草稿的起草，并充分表达自己的意见，充分理解合同主要条款。
1．经营人员、项目经理、合同专管员应首先提出初审意见后报经营主管副总经理初审，经营主管副总经理初审后向客户反馈；
B2初审合同草稿
2．经营主管副总经理应认真负责，严格把关合同草稿内容，对关键实质条款决不放过，必要时可召集法律顾问等对草稿进行讨论评审；
3．草稿合同未经经营主管副总经理批准不得向客户送审；
1．经营业务人员积极主动与客户洽商沟通合同草稿，并及时将沟通信息与项目经理、与客户沟通洽商C3合同
2．与客户形成一致性的合同条款。
参与与客户沟通
D3洽商合同
人员、合同专管员、经营主管副总经理互动。
1．根据经营业务人员、合同专管员与客户洽商的一致性条款确定合同内容。
B4确定合同内容
2．项目经理、经营人员、合同专管员、经营主管副总经理依次填写合同评审意见。
3、合同中存在的疑问要及时向法律顾问咨询，重要合同需要法律顾问把关。
1．总经理填写合同评审意见，对关键性实质条款可提出意见，必要时修改合同内容。
A5审查签字盖章
2．凭合同评审表及公章使用申请表签字、盖章。合同评审表由办公室存档。
1．项目经理必须参与与客户的合同洽商，必要时主导完成合同的洽商并与经营业务合同专管员、经营主管副总经理互动。
C6送客户盖章签字
1．积极协调客户对合同盖章签字，并及时取回合同。
1．经营业务人员将已签署的合同递交办公室。
E7合同存档
2．合同原件首先由档案资料室、合同成本部留存，其余部门需要的可用复印件，由办公室提供。
1.由经营主管副总经理召集项目经理、经营业务等人员对合同进行交底；大家对合同中履约主要条款进行讨论，对履约中可能出现的情况进行分析由合同专管员记录D8合同履约
整理形成合同管理要点，合同管理要点发送给项目经理和经营业务人员，作为合同管理的指导。
2.项目经理在施工中按照合同要求认真履行合同。
1.由经营主管副总经理召集项目经理、经营业务等人员对合同履行情况进行总结；
B9总结
2．对合同履行中出现的经验和教训总结反思，提高合同洽谈、签订和履约水平。
合同评审表
编号：
合同名称
评审人
评审意见
签字、评审时间
经营
业务人员
项目经理
合同
专管员
经营主管副总经理
总经理
合同管理要点
编号：
合同名称
合同协议书
合同管理制度流程图
合同管理制度
1.目的为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本规定。
2.适用范围
本规定适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等。
3.职责
3.1公司总经理负责公司销售、采购合同及其他经济合同的审批；
3.2公司销售部、供应部负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：
3.2.1负责制定销售、采购合同统一文本；
3.2.2负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查；
3.2.3负责本规定的监督执行。
4.合同的签订
4.1合同的主体
订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。
订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。
4.2合同的形式
订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。
“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。
4.3合同的内容
4.3.1当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
4.3.2合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
4.3.3数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。
4.3.4质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
4.3.5价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
4.3.6履行期限、地点和方式
履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；
合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；
买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。
4.3.7合同的担保
合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
4.3.8合同的解释
合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
4.3.9保密条款
对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
4.3.10违约责任
根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。
4.3.11解决争议的方式
解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。
4.4签订合同的工作流程
4.4.1签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本规定4.1条对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。
4.4.2审查通过后，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同草稿报总经理、法务部等审批及修订。
4.4.3审批和重新修订好的合同由业务人员与对方当事人进行商谈，确定正式合同条款。
4.4.4正式合同必须由双方签字和盖章后生效。
4.4.5合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当随合同会审表交存公司一份备案。
5.附签订合同工作流程图
签订合同工作流程图
未通过
通过
否
是
合同管理制度范本与流程图
1、合同授权审批制度
制度名称
执行部门
合同授权审批制度
监督部门
第1章
总则
受控状态
文件编号
考证部门
第1条
为明确企业合同审批权限，规范企业合同订立行为，加强对合同使用的监督，防范和降低因合同的签订给企业带来的风险，特制定本制度。
第2条
规范企业合同的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。
第2章
适用范围
第3条
本制度所称合同指企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。
第4条
本制度适用于企业所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。
第5条
本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职能部门。
第6条
本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。
第3章
授权审批职责
第7条
合同分类。
1．一般性合同：合同标的在××万元资金支出或××万元资金收入以下的合同。
2．重大合同：合同标的超出××万元资金支出或××万元资金收入的合同。
第8条
企业对外签订合同均由董事长授权总裁代表企业行使职权。
第9条
总裁职责。
1．审批企业所有格式合同和各部门的合同文本。
2．负责企业对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同。
3．授权业务经办人员代表企业签订合同。
第10条
法务部经理审核企业格式合同和各部门合同文本。
第11条
各部门负责人职责。
1．负责草拟与本部门业务相关的合同文本
2．协助法律顾问拟定企业主营业务格式合同。
3．初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同具体条款。
第12条
法律顾问职责。
1．草拟企业主营业务格式合同或企业重大、特殊合同。
2．监督、指导各部门起草及修订合同文本。
第4章
授权审批流程
第13条
原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用企业制定的格式合同或部门合同文本。
第14条
法律顾问草拟的格式合同应经法务部经理、总裁审核批准后形成正式书面，变更程序亦同。
第15条
各部门草拟的合同文本应经法律顾问审查、法务部经理审核、总裁审批，然后形成正式书面，变更程序亦同。
第16条
业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后正式订立合同，变更程序亦同。
第17条
业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、法务部经理审核、总裁审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。
第5章
附则
第18条
本制度由企业法务部制定并负责解释。
第19条
本制度报总裁办公室审议批准后生效。
第20条
本制度自××××年××月××日实施。
编制日期
修改标记
审核日期
修改处数
批准日期
修改日期
2、合同会审制度
制度名称
执行部门
合同会审制度
监督部门
受控状态
文件编号
考证部门
第1章
总则
第1条
为防范和控制合同可能的风险，加强对合同制定的监督，规范企业合同制定行为，制定本制度。
第2条
本制度适用于企业各类格式合同、部门合同文本的制定，以及对业务经办人员与合同对方拟定的合同的会审。
第3条
本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、审计等相关部门）会同企业法务部对合同文本进行审核。
第2章
合同的会审内容及要点
第4条
合同拟定。
1．法律顾问会同各部门起草企业格式合同、各部门拟定本部门合同文本以及业务经办人与合同对方拟定合同的，分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递。
2．合同拟定者须按企业规定在“合同会审单”上填写合同会审部门及人员名称。
3．合同拟定者负责合同连同“合同会审单”在整个会审过程的传递，直到合同盖上合同专用章后结束。
第5条
合同会审主体及内容。
1．法务部主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。
2．技术部门主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准（产品质量、卫生防疫等）、企业技术标准等进行审查。
3．财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查。
4．法务部和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。
第6条
合同会审要点。
1．合法性。包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。
2．经济性。主要指合同内容是否符合企业的经济利益。
3．可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。
4．严密性。包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确。
第3章
合同会审管理规定
第7条
参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作。
第8条
会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟通。
第9条
会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误。
第10条
各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过××个工作日。
第11条
根据法律规定及企业需要，会审通过后的合同文本应及时报经国家有关主管部门审查或备案。
第12条
会审通过的合同报总裁审批后，应统一进行分类连续编号，并由合同档案管理人员专人保管。
第4章
附则
第13条
本制度由企业法务部制定并负责解释。
第14条
本制度经总裁批准后自××××年××月××日实施。
编制日期
修改标记
3、合同专用章管理制度
制度名称
执行部门
合同专用章管理制度
监督部门
第1章
总则
第1条
为加强对企业合同的专用章管理，规范企业合同专用章的使用及保管，制定本制度。
第2条
本制度适用于企业合同专用章的使用、保管等。
第2章
合同专用章的使用
第3条
合同专用章由企业综合管理部统一印制，并指定专人保管。
第4条
企业因业务发展需要对外签订合同由企业董事长或其授权的人（总裁等）签章，同时加盖合同专用章。
第5条
合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经法务部核准，不得在其他文件上使用。
第6条
业务经办人代表企业与合同对方签订合同的，需填写“合同专用章用印审批单”，经合同授权签字人审查同意后方可用印。
第7条
印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情况进行登记，不应为以下合同提供合同专用章。
1．未经编号的合同。
2．缺少审核及报签文件的合同。
3．属于代签但缺少授权委托书的合同。
第8条
原则上，合同专用章不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，应经总裁批准，并到印章管理员处办理借用手续。
第3章
合同专用章的保管
第9条
合同用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章。
第10条
未经领导批准，不得将合同专用章交给他人保管。印章管理人员因故临时请假，应经总裁批准后指定临时保管人员，并做好交接记录。
第11条
合同专用章存放在配锁的办公抽屉里，节假日放在安全处，并贴封条，重新使用时应先验锁和封条。
第12条
合同专用章内容需要变更时，应停止使用并交综合管理部予以封存或销毁。
第13条
合同专用章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告领导予以处理，同时，登报挂失作废。
第14条
废止的合同专用章保存××年。
第15条
对于违反本规定，给企业造成损失的，应当依法追究其法律责任。
第4章
附则
第16条
本制度由企业综合管理部和法务部制定并负责解释。
第17条
本制度自××××年××月××日起实施。
编制日期
审核日期
批准日期
受控状态
文件编号
考证部门
审核日期
修改处数
批准日期
修改日期
修改标记
修改处数
修改日期
4、合同违约及纠纷处理制度
制度名称
执行部门
合同违约及纠纷处理制度
监督部门
受控状态
文件编号
考证部门
第1章
总则
第1条
为监督合同的有效履行，及早发现违约情况，避免或减少因违约或纠纷给企业带来的损失，保障本企业合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及企业相关规定，制定本制度。
第2条
本制度适用于企业所有合同违约及纠纷情况的处理。
第2章
合同违约处理
第3条
合同签订后进入执行阶段，业务经办人员应随时跟踪合同的履行情况，发现合同对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的，或企业自身可能无法履行或延迟履行合同的，应及时报告领导处理。
第4条
针对合同对方违约的情形，可采取以下措施处理。
1．要求合同对方继续履行合同。
继续履行合同是违约对方必须承担的法律义务，也是本企业享有的法定权利。不论违约对方是否情愿，只要存在继续履行的可能性，本企业就有权要求违约对方继续履行原合同约定的义务。
2．要求合同对方支付违约金。
合同对方违约的，本企业可按照合同约定要求违约对方支付违约金。
3．要求定金担保。
合同对方违约，本企业可按照合同约定及《中华人民共和国担保法》向对方收取定金作为债权的担保。违约对方履行债务后，可将定金抵作价款或者收回，违约对方不履行约定债务的，无权要求返还定金。
4．要求赔偿损失。
合同对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给本企业造成损失的，本企业有权提出索赔，具体赔偿金额可由业务经办部门会同法律顾问与合同对方协商确定。
第5条
企业自身违约的，业务经办部门或人员应与合同对方协商解决办法，将解决办法以书面形式上报总裁，经批准后承担相应责任、履行有关义务。
第3章
合同纠纷处理
第6条
合同履行过程中发生纠纷的，业务经办人员应在规定时效内与合同对方协商谈判，并及时报告主管领导。
第7条
经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。
第8条
合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
第9条
企业法律顾问会同相关部门研究仲裁或诉讼方案，报总裁批准后实施。
第10条
纠纷处理过程中，企业任何部门或个人未经授权，不得向合同对方做出实质性答复或承诺。
第4章
附则
第11条
本制度由法务部负责制定，经总裁审核批准后实施。
第12条
本制度解释权归法务部。
编制日期
修改标记
审核日期
修改处数
批准日期
修改日期
1、合同签订流程图
部门
总裁
步骤
签调查拟
资约对象格
调查拟签约对
象的法律资格
法律顾问
财务人员
各部门负责人
选择合同标的物的合作者
合同协议对方
调查拟签约提供资对象资格
料
调查拟签约对象的资信状况
初审
确定拟签约对象名单
双方进行业审核
确定拟签约对象
务谈判
审核
审核
审核
协商具体条款，拟定合同文本
业务谈判并签
订合同
签定合同
2、合同的解除与变更流程图
部门
步骤
提出变更
或
解除合同
申请
变更或
解除合同
保管协
议及资
料
总裁
法律
顾问
各部门负责人
合同档案管理员
业务经办人
合同
对方
订立合同
履行中发现合同条款欠妥
审核
审核
申请变更或解除合同
提出变更或解除合审批
向合同对方提出变更或解除合同
协商变更或解除合同
达成合同变更或解除的协议
审核
审核
审批
保管合同变更或解除的书面协议及资料
签订合同变更或解除的书面协议
3、经济合同税务风险防范指引
标
题
编制/日期
经济合同税务
风险防范指引
审核/日期
版
本
版
次
编
号
批准/日期
第
版
第
次修改
适合对象：对外签订合同、审核合同、批准合同的岗位
第一步：审核合同的价格条款
（1）合同的价格是否包含税金，合同价格不包含税金必须清晰说明
（2）合同收付款除合同订明价款以外，是否包括其他款项，如包括其他款项应送财务部门审核
↓
第二步：审核合同的结算时间条款
（1）合同是否明确了收付款的方式
（2）赊销合同是否有明确的赊销时间段或者赊销的天数
（3）分期收款的合同是否有明确的付款期和每次付款金额或者百分比
（4）按进度付款的合同是否明确了确定进度的方法
（5）如果以上内容不明确，该合同需送财务部门审核
↓
第三步：审核合同的发票条款（甲方合同适用）
（1）合同是否明确了对方有按税务规定提供发票的义务
（2）合同是否明确了在取得对方提供的发票以后才能支付款项（预付合同除外）
↓
第四步：审核合同的税务责任条款
（1）合同是否明确：由于对方提供的票据不符合规定给本公司造成的损失，由对方承担赔偿责任
（2）没有上述条款的合同需经特别批准
↓
第五步：审核合同的其他条款
（1）同一合同是否包括了销售和服务两项服务
（2）同一合同是否包括了适用不同税率的服务
（3）同一合同是否包括了非现金结算支付的方式
（4）存在以上条款的合同或者对以上内容不清楚的合同经财务部门审核
合同授权审批制度
第1章
总则
一、为明确企业合同审批权限，规范企业合同订立行为，加强对合同使用的监督,防范和降低因合同的签订给企业带来的风险，特制定本制度.二、规范企业合同的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。
第2章
适用范围
一、本制度所称合同指企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议.二、本制度适用于企业所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。
三、本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职能部门.四、本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人,并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。
第3章
授权审批职责
一、合同分类
1．一般性合同：合同标的在xx元资金支出或xx元资金收入以
下的合同。
2．重大合同：合同标的超出xx元资金支出或xx元资金收入的合同。
二、企业对外签订合同均由总经理代表企业行使职权。
三、总经理职责。
1．审批企业所有格式合同和各部门的合同文本。
2．负责企业对外重大合同的签章,并审核超出各部门负责人审核权限的合同。
3．授权业务经办人员代表企业签订合同。
四、法律顾问职责
1．草拟企业主营业务格式合同或企业重大、特殊合同。
2．监督、指导各部门起草及修订合同文本。
第4章
授权审批流程
一、原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用企业制定的格式合同或部门合同文本。
二、法律顾问草拟的格式合同应经法务部经理、总经理审核批准后形成正式书面，变更程序亦同。
三、各部门草拟的合同文本应经法律顾问审查、法务部经理审核、总经理审批，然后形成正式书面，变更程序亦同.
四、业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后正式订立合同，变更程序亦同。
五、业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责
人初审、法律顾问审查、总经理审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。
第5章
附则
一、本制度报总经理办公室审议批准后生效。
二、本制度自2014年××月××日实施。
合同会审制度
第1章
总则
一、为防范和控制合同可能的风险，加强对合同制定的监督，规范企业合同制定行为，制定本制度。
二、本制度适用于企业各类格式合同、部门合同文本的制定，以及对业务经办人员与合同对方拟定的合同的会审。
三、本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、销售等相关部门）会同企业法务部对合同文本进行审核.第2章
合同的会审内容及要点
一、合同拟定
1．法律顾问会同各部门起草企业格式合同、各部门拟定本部门合同文本以及业务经办人与合同对方拟定合同的，分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递.2．合同拟定者须按企业规定在“合同会审单"上填写合同会审部门及人员名称。
3．合同拟定者负责合同连同“合同会审单”在整个会审过程的传递，直到合同盖上合同专用章后结束。
二、合同会审主体及内容
1．法务顾问主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。
2．财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查。
3．法务顾问和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。
三、合同会审要点
1．合法性.包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。
2．经济性。主要指合同内容是否符合企业的经济利益。
3．可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力,是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。
4．严密性。包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确;数量、价款、金额等标示是否准确。
第3章
合同会审管理规定
一、参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作.二、会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟通。
三、会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误。
四、各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过5个工作日.五、会审通过的合同报总经理审批后，应统一进行分类连续编号，并由合同档案管理人员专人保管。
本制度经总经理批准后自××××年××月××日实施。
合同专用章管理制度
第1章
总则
一、为加强对企业合同的专用章管理,规范企业合同专用章的使用及保管，制定本制度。
二、本制度适用于企业合同专用章的使用、保管等。
第2章
合同专用章的使用
一、合同专用章由人事行政部指定专人保管。
二、企业因业务发展需要对外签订合同由企业总经理或其授权的人签章，同时加盖合同专用章。
三、合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经总经理或法务顾问核准，不得在其他文件上使用.四、业务经办人代表企业与合同对方签订合同的，需填写“合同专用章用印审批单",经总经理审查同意后方可用印，并做好用印登记。
五、印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查,并对用印情况进行登记，不应为以下合同提供合同专用章.1．未经编号的合同。
2．缺少审核及报签文件的合同.3．属于代签但缺少授权委托书的合同。
六、原则上，合同专用章不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的,应经总经理批准，并到印章管理员处办理借用手续。
第3章
合同专用章的保管
一、合同用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章。
二、未经领导批准，不得将合同专用章交给他人保管.印章管理人员因故临时请假，应经总经理批准后指定临时保管人员，并做好交接记录。
三、合同专用章存放在配锁的办公抽屉里，节假日放在安全处。
四、合同专用章内容需要变更时，应停止使用并交综合管理部予以封存或销毁.五、合同专用章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告领导予以处理，同时，登报挂失作废。
六、对于违反本规定，给企业造成损失的，应当依法追究其法律责任.本制度自××××年××月××日起实施.
合同的归档、借阅管理
第1章
合同的归档
一、所有签署和盖章后的合同原件由谈判部门在第一时间交由人事行政部存档,并办理交接登记手续。原部门可备份一份复印件.二、所有合同按签署部门、合同类型、签署时间进行编号分类归档.第2章
合同的借阅
一、人事行政部合同管理人员根据借阅权限进行合同借阅管理,并作好借阅登记.二、合同借阅时间原则上须在借阅当日内归还,人事行政部合同管理人员进行合同借阅归还确认登记.第3章
合同管理职责界定
一、公司合同由人事行政部统一管理;二、人事行政部负责归档合同文本及日常合同的借阅服务；
三、人事行政部负责合同归档情况的检查。
1、合同签订流程图
部门
步骤
总裁
法律顾问
财务人员
各部门负责人
合同协议对方
选择合同
标的物的合作者
调查拟签约对象资格
调查拟签约对象的法律资格
调查拟签约对象的资信状况
确定拟签初审
提供资料
调查拟签约对象资格
约对象名
定拟确签
约对象
审核
双方进行业务谈判
协商具体条款，拟定审核
审核
审核
合同文本
业务谈判并签
订合同
2、合同的解除与变更流程图
签定合同
部门
步骤
提出变更
或
解除合同
申请
变更或
解除合同
保管协
议及资
料
总裁
法律
顾问
各部门负责人
合同档案管理员
业务经办人
合同
对方
订立合同
履行中发现合同条款欠妥
审核
审核
申请变更或解除合同
提出变更或解除合审批
向合同对方提出变更或解除合同
协商变更或解除合同
审核
审核
达成合同变更或解除的协议
审批
保管合同变更或解除的书面协议及资料
签订合同变更或解除的书面协议
合同管理制度_合同管理内部控制流程图
单位合同业务流程图
合同调查
合同谈判
合同文本拟定
合同审核
合
同
签署
合同履行
合同归档
合同纠纷
归口部门负责组织涉及业务承办的部门联合进行调查
根据市场的实际情况选择恰当的洽谈方式，超过一定数额的采购项目和建设项目要在内部监督检查部门的监督下，严格按照招标程序进行公开招标
需要根据协商谈判结果，拟定合同文本。合同文本应当准确表达双方谈判的真实意思
建立会审制度：对影响重大或法律关系复杂的合同文本，合同归口管理部门应当组织业务部门、财会部门等相关部门进行审核
每个审查人员应当对做出的审查结果负责，合同归档管理部门对合同审查结果全面负责
规定时效内与对方协商谈判。合同协商一致的，双方应当签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，经办人员应向单位有关责任人报告，并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。在合同纠纷处理过程中，未经授权审批，相关经办人员不得向对方做出实质性答复和承诺。
合同归口管理部门对合同登记进行管理；建立合同文本统一分类和连续编号制度加强合同信息安全和保密工作
实施有效监控。在合同履行过程中要明确相关责任人，落实合同执行的责任。对合同履行中签订补充合同或变更、解除合同等应当按照国家有关规定进行审查。
对于经审核同意签订的合同，应当与对方当事人正式签署合同，并加盖单位合同专用章
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